Accueil d'un stagiaire : ce qu'il faut savoir

En cette période d'avril, de nombreuses demandes et offres de stages étudiants voient le jour pour la période estivale. Retour sur ce qu'une entreprise doit savoir lorsqu’elle accueille un stagiaire en terme de statut, de gratification, de déclaration …

Tout d'abord définissons ce qu'est un stage étudiant. Le stage étudiant correspond à une période temporaire de maximum 6 mois par année d'enseignement lors de laquelle un étudiant met en pratique les acquis de sa formation et peut développer ses compétences professionnelles au sein d'une entreprise, ou de tout autre organisme lui permettant d’atteindre ces objectifs.

Les missions du stagiaire

L'entreprise accueillant un stagiaire doit lui proposer une à plusieurs missions conformes à la formation suivie par l’étudiant et validées par l’établissement d’enseignement.

Attention, il est important de garder à l’esprit que l’accueil d’un stagiaire n’a pas pour objet de remplacer un salarié, de faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ou d’occuper un emploi saisonnier. Et cela même sous couvert d'une convention de stage.

Les missions confiées au stagiaire doivent donc correspondre à une ou plusieurs missions bien particulières et ne relevant pas d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l’entreprise.

Quel contrat dois-je signer avec un stagiaire ?

Lorsqu’une entreprise choisit d’accueillir un stagiaire, elle doit signer une convention de stage avec l’étudiant et l’établissement d’enseignement. Cette convention stipule notamment les différentes missions du stagiaire, la personne en charge de son encadrement au sein de l'entreprise, le nom du représentant de l’établissement d’enseignement mais aussi les dates et les horaires du stage, les clauses du règlement intérieur de l’entreprise qui lui sont applicables (pour les entreprises de plus de 20 salariés) ainsi que le montant de la gratification, si gratification il y a.

Le stagiaire n’étant pas lié à l'entreprise par un contrat de travail, il ne dispose pas du statut de salarié mais bénéficie des mêmes protections et droits concernant la qualité de vie au travail et les relations sociales inter-entreprise. L’étudiant doit également pouvoir accéder aux différentes activités sociales et culturelles mises en place par le comité d'entreprise.

Dois-je rémunérer un stagiaire ?

Une gratification (et non pas un salaire) doit être versée par l'entreprise au stagiaire lorsque la durée du stage dépasse 2 mois consécutifs ou non lors de la même année d'enseignement (sauf mentions contraires dans le cas de convention de branches ou accord professionnel étendu).

Le montant de ce versement doit être d'un minimum de 436.05€ pour 151.67 heures par mois, correspondant à un temps de présence de 35 heures par semaine.

Soit un montant horaire de gratification fixé à 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale (plafond horaire égal, en 2014 à 23 €).

Cette gratification sera versée chaque mois à compter du premier jour du premier mois de stage et sera proratisée en fonction de la durée de stage effectuée (suspension de stage en cas de fermeture annuelle de l’entreprise, arrêt du stage, absence du stagiaire, etc…).

Le versement de la gratification ainsi que son montant lorsqu’un stage ne dépasse pas une durée de deux mois relève du seul choix de l’entreprise.

Dois-je déclarer un stagiaire ?

Le stagiaire n'ayant pas la qualité de salarié, l'employeur n’a pas de déclaration préalable à l'embauche (DPAE) à effectuer auprès de l’Urssaf (comme cela est le cas pour l'embauche d’un salarié). Il doit en revanche, dans des conditions qui seront précisées ultérieurement par décret, tenir à jour un « registre des conventions de stage», indépendamment du registre unique du personnel mentionné à l’article L. 1221-13 du code du travail.

Aucune cotisation et contribution de sécurité sociale n’est due, ni par l'entreprise d'accueil, ni par le stagiaire lorsque la gratification reste inférieure ou égale à 12.5% du plafond horaire de la sécurité sociale.

Dans le cas ou le stagiaire effectue un temps partiel correspondant à moins de 151.67 heures par mois et reçoit une gratification inférieure ou égale à 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale, le montant de celle-ci sera exonérée des cotisations sociales de l'employeur.

Par exemple : la gratification versée à un stagiaire présent 90 heures par mois dans l’entreprise (c’est-à-dire l’équivalent de 3 jours sur 5) sera exonérée de cotisations et contributions sociales à hauteur de 258,74 €.

Sont concernées par cette mesure : les cotisations de sécurité sociale (maladie, maternité, invalidité, vieillesse, allocations familiales, accidents du travail et maladies professionnelles), la CSG et la CRDS, la contribution solidarité autonomie (CSA), la cotisation FNAL et le versement transport.

Puis-je embaucher un stagiaire ?

Votre stagiaire travaille depuis quelques temps dans votre entreprise et vous en êtes satisfait ? Vous pouvez lui proposer un contratpendant son stage et jusque trois mois après la fin du stage.

La durée du stage effectuée sera alors déduite de la période d’essai à moins que le poste proposé ne soit pas en correspondance avec les missions de stage. Dans le cas où un poste différent du stage est proposé, on ne pourra pas réduire la période d'essai à moins de sa moitié.

Si l'embauche intervient après deux mois de stage consécutif ou non durant la même année d'enseignement, la durée de stage effectuée sera prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

Puis-je accueillir plusieurs stagiaires dans mon entreprise ?

Vous pouvez accueillir plusieurs stagiaires au même moment dans votre entreprise en respectant les conditions stipulées dans les paragraphes précédents et cela jusqu'à l'été 2014 où un décret sur le nombre de stagiaires en fonction de la taille de l'entreprise sera mis en place. En revanche vous devez respecter un délai de carence entre l'accueil de deux stagiaires différents successifs à un même poste. Ce délai sera égal au tiers de la durée du stage précédent sauf s’il a été interrompu par le stagiaire précédent.

Plus d'infos sur :
Portail d’information gouvernemental : http://travail-emploi.gouv.fr/informations-pratiques,89/fiches-pratiques,91/acces-et-accompagnement-vers-l,651/les-stages-etudiants-en-entreprise,3904.html